Verwerkersovereenkomst

Woningly, Industrieweg 2A, 1231 KH Loosdrecht, Nederland, KvK 86257749 (hierna: Woningly) en het makelaarskantoor dat deze overeenkomst accepteert (hierna: het Kantoor) maken onderscheid tussen drie situaties.

Een aanvraag die het Kantoor accepteert en daarna in zijn eigen relatiebeheer zet, is vanaf dat moment een relatie in de Werkomgeving van het Kantoor. Voor die gegevens is het Kantoor verantwoordelijk en geldt deze overeenkomst.

• AVG: de Algemene verordening gegevensbescherming. Begrippen als persoonsgegevens, verwerken, betrokkene en verwerkingsverantwoordelijke hebben de betekenis uit de AVG.
• Werkomgeving: de onderdelen van Woningly voor Makelaars waarin het Kantoor eigen gegevens verwerkt: relaties, verkoopwoningen, interessenten, bezichtigingen, taken, dataroom, importtool, agendakoppeling en AI-functies.
• Persoonsgegevens: de persoonsgegevens die Woningly namens het Kantoor in de Werkomgeving verwerkt.
• AI-functies: de AI-assistent (basis en Pro) en de AI-hulp bij het importeren.
• Subverwerker: een partij die Woningly inschakelt en die daarbij Persoonsgegevens verwerkt.

1. Woningly verwerkt de Persoonsgegevens alleen om de Werkomgeving aan het Kantoor te leveren en te beveiligen, volgens de zakelijke voorwaarden en deze overeenkomst. Woningly gebruikt de Persoonsgegevens niet voor eigen doelen, verkoopt ze niet en gebruikt ze niet om eigen AI-modellen te trainen.
2. Woningly verwerkt de Persoonsgegevens alleen op gedocumenteerde instructies van het Kantoor. Als instructie gelden deze overeenkomst, de zakelijke voorwaarden en de handelingen die gebruikers van het Kantoor in de Werkomgeving verrichten. Bij een AI-functie is het bevestigen van een voorstel de instructie om dat voorstel uit te voeren.
3. Vindt Woningly dat een instructie in strijd is met de AVG, dan meldt Woningly dat direct aan het Kantoor.
4. De overeenkomst gaat in zodra een eigenaar of beheerder van het Kantoor haar accepteert in de Werkomgeving. Woningly legt vast welk Kantoor, welke gebruiker, welke versie en welk tijdstip. De overeenkomst eindigt wanneer de dienstverlening eindigt, met inachtneming van artikel 12.

• Betrokkenen: klanten, verkopers, kopers en interessenten van het Kantoor; bezoekers van bezichtigingen; contactpersonen van derden (zoals notaris, taxateur of VvE); medewerkers van het Kantoor voor zover zij in notities of taken voorkomen.
• Soorten gegevens: naam, e-mailadres, telefoonnummer, adres van de woning, notities over gesprekken en voorkeuren, budget en woonwensen waar die zijn ingevuld, bezichtigings- en taakgegevens, documenten die het Kantoor uploadt (die persoonsgegevens van derden kunnen bevatten) en de tekst die een gebruiker in een AI-functie plakt.
• Bijzondere en gevoelige gegevens: de Werkomgeving is daar niet voor bedoeld. Het Kantoor zet geen BSN, identiteitsbewijzen, bankrekeningnummers of gegevens over gezondheid, afkomst of geloof in de Werkomgeving, tenzij dat noodzakelijk en rechtmatig is. De importtool sluit gevoelige kolommen standaard uit. Het Kantoor plakt dergelijke gegevens niet in een AI-functie.

Het Kantoor is verantwoordelijk voor de rechtmatigheid van de gegevens die het invoert of importeert, en voor het informeren van zijn eigen klanten over de verwerking.

Woningly neemt passende technische en organisatorische maatregelen (artikel 32 AVG). Daaronder vallen in elk geval:

• Toegang alleen voor ingelogde gebruikers van het Kantoor, met de rollen eigenaar, beheerder en medewerker. Een medewerker ziet alleen de dossiers waaraan die is toegewezen. Elke handeling controleert zelf de sessie en de rol.
• Documenten en geïmporteerde bestanden staan in privé opslag en zijn alleen bereikbaar via tijdelijke, ondertekende links. Bestanden worden gecontroleerd op type en grootte.
• De importtool sluit gevoelige kolommen standaard uit, wist ruwe bestanden en tussenrijen na 30 dagen en verlaten imports na 2 dagen, en kan een import tot 14 dagen ongedaan maken.
• Toegangstokens voor de Outlook-koppeling worden versleuteld bewaard; de koppeling vraagt alleen agenda-rechten.
• De AI-assistent heeft geen internettoegang, voert nooit zelf iets uit zonder bevestiging van een gebruiker en werkt met dezelfde rechten als de ingelogde gebruiker. Gesprekken worden niet opgeslagen.
• Een auditlog legt vast wie wat deed (soort handeling en object, zonder inhoud).
• Personen bij Woningly met toegang tot Persoonsgegevens zijn gebonden aan geheimhouding en krijgen alleen toegang als dat nodig is.

Woningly mag maatregelen aanpassen, mits het beveiligingsniveau niet daalt.

1. Het Kantoor geeft algemene toestemming voor de subverwerkers in onderstaande lijst. Woningly legt hen verplichtingen op die vergelijkbaar zijn met die in deze overeenkomst en blijft jegens het Kantoor verantwoordelijk voor hun werk.
2. Wil Woningly een subverwerker toevoegen of vervangen, dan informeert Woningly het Kantoor (per e-mail aan de eigenaar en in de Werkomgeving) zodra dat redelijkerwijs mogelijk is en in elk geval voordat de subverwerker toegang krijgt tot Persoonsgegevens. Het Kantoor kan binnen 14 dagen na de melding schriftelijk en om redelijke privacy- of beveiligingsredenen bezwaar maken.
3. Komen partijen er niet uit, dan kan het Kantoor de dienst voor het getroffen onderdeel opzeggen. Vooruitbetaalde, niet genoten periodes worden dan terugbetaald.

Stripe en Moneybird verwerken gegevens over het abonnement van het kantoor zelf (betaling en facturen), niet over klanten van het kantoor. Resend verstuurt nieuwsbrieven en campagnes van Woningly en krijgt geen gegevens uit de Werkomgeving.

Sommige Subverwerkers verwerken gegevens buiten de Europese Economische Ruimte, met name Anthropic in de Verenigde Staten. Woningly zorgt voor een geldig doorgiftemechanisme per Subverwerker. Bij Anthropic zijn dat de modelcontractbepalingen die onderdeel zijn van het verwerkersaddendum van Anthropic. Het Kantoor machtigt Woningly daarvoor. Woningly levert desgevraagd de informatie die nodig is voor een doorgifte-effectbeoordeling.

1. Doel: de AI-functies helpen medewerkers van het Kantoor met administratieve handelingen en vragen over eigen gegevens in Woningly. Ze zijn niet bedoeld voor beslissingen met rechtsgevolgen voor betrokkenen.
2. De mens beslist: de AI-assistent voert nooit zelf iets uit. Elke wijziging in de Werkomgeving vereist een uitdrukkelijke bevestiging van een gebruiker, die vooraf ziet wat er gaat gebeuren. Het Kantoor blijft verantwoordelijk voor de juistheid en geschiktheid van wat het bevestigt en voor de tekst die het in een AI-functie plakt.
3. Alleen wat nodig is: naar de AI-leverancier gaan alleen de opdracht, de geplakte tekst, de gegevens uit de Werkomgeving die voor die opdracht nodig zijn en de namen van teamleden. Bij vragen over de eigen gegevens (AI-assistent Pro) gaat alleen het antwoord op die vraag mee, begrensd tot 50 rijen en tot wat de gebruiker zelf ook mag zien. Van bijlagen gaat alleen de bestandsnaam mee, nooit de inhoud. De AI-leverancier heeft geen toegang tot de database en de AI-assistent zoekt niets op internet. Bij de AI-hulp bij importeren gaan alleen kolomnamen en gemaskeerde patronen mee.
4. Geen training: Woningly gebruikt Persoonsgegevens niet om eigen modellen te trainen. Volgens de Commercial Terms van Anthropic mag Anthropic geen modellen trainen op klantinhoud uit zijn diensten.
5. Bewaren bij de AI-leverancier: volgens Anthropic worden invoer en uitvoer in de regel binnen 30 dagen na ontvangst of aanmaak verwijderd, met uitzonderingen (zoals een wettelijke plicht en de handhaving van het gebruiksbeleid, waarbij gemarkeerde inhoud langer kan worden bewaard). Woningly meldt wijzigingen volgens artikel 6.
6. Wat Woningly bewaart: een voorstel van de AI-assistent (de stappen die de gebruiker zag) wordt na 30 dagen gewist. De geplakte tekst zelf wordt niet opgeslagen. Een bijlage die in de AI-assistent is geüpload en niet wordt gekoppeld, wordt na 24 uur gewist; een gekoppelde bijlage komt als "alleen intern" in de dataroom van de woning. Uitgevoerde handelingen staan in het auditlog, zonder inhoud.
7. Transparantie: het Kantoor informeert zijn klanten in zijn eigen privacyverklaring over het gebruik van verwerkers en AI-hulpmiddelen. Woningly stelt hiervoor onder artikel 14 van deze pagina een tekstvoorstel beschikbaar.
8. Het gebruik van AI-functies loopt via het AI-budget en het gebruikstegoed van het Kantoor (zie de zakelijke voorwaarden). Het gebruik is per Kantoor inzichtelijk.

Ontvangt Woningly een verzoek van een betrokkene over Persoonsgegevens van het Kantoor, dan verwijst Woningly de betrokkene door naar het Kantoor en meldt het verzoek binnen 5 werkdagen aan het Kantoor. Woningly helpt het Kantoor met redelijke maatregelen, zoals het opzoeken, exporteren of verwijderen van een relatie met de functies in de Werkomgeving.

• Woningly meldt een inbreuk op de Persoonsgegevens zonder onredelijke vertraging en uiterlijk 48 uur nadat Woningly er kennis van heeft genomen, met de informatie die het Kantoor nodig heeft voor een melding aan de Autoriteit Persoonsgegevens en aan betrokkenen. Een melding is geen erkenning van schuld.
• Woningly helpt het Kantoor, voor zover dat met de informatie van Woningly mogelijk is, bij zijn verplichtingen rond beveiliging, datalekken, gegevensbeschermingseffectbeoordelingen en voorafgaande raadpleging van de toezichthouder.
• Spoedmeldingen van het Kantoor over een vermoedelijke inbreuk gaan naar het privacyadres van Woningly (zie de privacyverklaring).

Woningly stelt op verzoek de informatie beschikbaar die nodig is om naleving aan te tonen, zoals de beveiligingsmaatregelen, de lijst met Subverwerkers en relevante rapportages van leveranciers die Woningly mag delen. Het Kantoor of een door hem aangewezen onafhankelijke deskundige kan een audit uitvoeren na een schriftelijke aankondiging van ten minste 30 dagen, onder geheimhouding, ten hoogste eenmaal per twaalf maanden (tenzij een inbreuk of een toezichthouder meer vraagt), op kosten van het Kantoor en zonder inzage in gegevens van andere klanten.

• Na het einde van de dienstverlening kan het Kantoor 30 dagen lang zijn gegevens exporteren: relaties, woningen, interessenten, bezichtigingen, taken en documenten.
• Daarna verwijdert Woningly de Persoonsgegevens, ook bij Subverwerkers, tenzij de wet bewaren verplicht stelt. Back-ups worden op de gewone cyclus overschreven en niet voor andere doelen gebruikt.
• Het Kantoor kan tijdens de dienst ook zelf relaties, woningen en documenten verwijderen. Een import kan het Kantoor tot 14 dagen na afloop ongedaan maken.

• Voor aansprakelijkheid gelden de zakelijke voorwaarden, tenzij de wet dwingend anders bepaalt.
• Strijdt deze overeenkomst met de zakelijke voorwaarden over de verwerking van Persoonsgegevens, dan gaat deze overeenkomst voor.
• Op deze overeenkomst is Nederlands recht van toepassing. Geschillen worden voorgelegd aan de bevoegde rechter volgens de zakelijke voorwaarden.
• Woningly kan deze overeenkomst wijzigen als de wet, een leverancier of de dienst dat vraagt. Bij een inhoudelijke wijziging krijgt de eigenaar een melding en vraagt Woningly om een nieuw akkoord voordat de AI-functies en de importtool weer worden gebruikt.

Dit is een voorbeeld dat u kunt overnemen of aanpassen. Het is geen juridisch advies; laat het afstemmen op uw eigen situatie.

Vragen over deze overeenkomst of over de verwerking van gegevens stel je aan privacy@woningly.nl. Zie ook de privacyverklaring en de zakelijke voorwaarden.